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Les coulisses de BE IV, entretien avec Jean Tillier, président de l'association

Cette semaine, nous sommes partis à la rencontre de Jean Tillier, président de BE IV, principal Bureau des étudiants (BDE) de Paris-Sorbonne.

Cette semaine, nous sommes partis à la rencontre de Jean Tillier, président de BE IV, principal Bureau des étudiants (BDE) de Paris-Sorbonne. Depuis maintenant six ans, ils se sont lancés le défi de rassembler les étudiants autour d’événements festifs : apéros, soirées, séjours. Le prochain en date : le 16 décembre. Allez-vous faire vos jeux avec BE IV ? Rien ne va plus !

Sorb’on : Avant tout, parle-nous de toi Jean.

Jean Tillier : Je suis étudiant à Paris-Sorbonne, en Master II d’Histoire spécialité Armées, Guerres et Sécurité. Je suis rentré au sein de BE IV, il y a un an, presque jour pour jour, le 30 novembre 2015. Je souhaitais m’engager dans la vie étudiante, faire rêver les autres, dans une association non syndiquée et non politisée. J’étais déjà proche des membres de BE IV. Après avoir tenté une première fois l’année passée, j’ai été recruté. Aujourd’hui, je suis président de l’association.

À sa création en 2010, quel était le projet de BE IV ?

J.T. : Le projet était avant tout de créer une association étudiante, qui ne s’apparente pas à la vie politique. Cela devait permettre aux étudiants de se libérer de la pression universitaire, de connaître davantage leur université. Il n’y avait alors pas de bureau institutionnalisé.

Aujourd’hui, vos objectifs sont-ils toujours les mêmes ?

J.T. : Aujourd’hui, l’objectif est de créer une véritable animation étudiante et de donner une première expérience professionnelle à nos membres. BE IV doit faire valoir les qualités de chacun en favorisant également le travail en groupe. Nos demandes sont précises, tout comme notre cahier des charges : cela demande une implication.

Comment s’organise le bureau ?

J.T. : BE IV compte 25 membres, répartis en huit pôles :
– La présidence (président et vice-présidente)
– La trésorerie
– Le pôle apéro : Les membres gèrent l’organisation et le déroulement des apéros. Ils sont aussi responsables de ce qu’il se passe et doivent être en contact avec les gérants des établissements.
– Le pôle communication : L’objectif est de créer un contact avec les étudiants et de promouvoir les différents événements sur les réseaux sociaux comme en présentiel.
– Le pôle gestionnaire : Les membres gèrent la communication interne et externe, avec les autres associations. Ils veillent à calmer les esprits, à régler les problèmes lorsqu’il y en a.
– Le pôle animation et décoration : Lors de chaque événement, un univers doit être créé dans une salle à l’origine neutre. Les invités extérieurs, comme les DJ sont également encadrés par les membres.
– Le pôle partenariats : Des négociations sont en cours avec différentes agences, groupes ou entreprises, que ce soit Heetch ou Starbucks par exemple.
– Le pôle voyages : Cela concerne l’organisation et les animations des week-end d’intégration (WEI) et des séjours au ski. Les membres sont chargés d’organiser les journées, de trouver des activités sur les lieux.

Comment collaborez-vous avec l’administration et les autres associations de Sorbonne Université ?

J.T. : Nous contactons régulièrement l’administration pour les demandes de subventions, particulièrement codifiées et précises. Tenir un stand ne se fait pas non plus comme ça : nous devons veiller à prévenir l’administration et les gérants des différents campus, quelques jours avant. En ce qui concerne les associations, nous ne nous marchons pas sur les pieds ; nous visons un public différent. Des collaborations naissent, notamment pour les Sorbonnales ou les Apéros Inter-Associations. Il n’y a pas de concurrence : nous allons régulièrement aux événements de chacun et nous tâchons de ne pas organiser les nôtres le même jour.

Comment se déroule l’organisation des événements ? Que ce soit pour un apéro ? Une soirée ? Un WEI ? Un séjour au ski ?

J.T. : Chaque événement n’a pas la même ampleur et donc la même organisation.
Pour un apéro, le travail est de trouver un bar, qui correspond à nos attentes, nos envies et nos gammes de prix. Plusieurs bars vont être visités par semaine, afin de voir quel gérant est le plus offrant. Cela demande aussi un temps important de négociations, et ce n’est pas toujours facile.
Pour une soirée, nous allons faire appel à un tour opérateur. Il va nous proposer différentes salles, que nous allons visiter. Après délibération, après avoir fait notre choix, nous allons organiser la communication autour de l’évènement : affiches, flyers, stands, animation sur les réseaux sociaux. Nous devons trouver un juste milieu : la communication ne doit être ni abrutissante, ni inexistante. En parallèle, nous devons mettre en place le planning de la soirée. Chacun a un rôle bien déterminé : nous ne devons pas nous éparpiller. Dès 18 heures, l’équipe prépare la soirée, en pensant au fait que nous devons d’abord plaire aux étudiants. La réflexion est avant tout axée sur les autres.
Pour les séjours (WEI / Ski), l’organisation est similaire à celle des soirées. Nous contactons des tours opérateurs, en leur présentant nos attentes et en fixant un nombre d’étudiants à respecter. Par contre, le prix n’étant pas le même, la communication ne peut être que différente. Il faut convaincre les étudiants de débourser 495 euros dans un séjour au ski, de l’argent qu’ils ne pourront pas mettre ailleurs. C’est pour cela que nous proposons différentes modalités de paiement, ainsi que différents forfaits. Nous sommes en contact avec les stations pour obtenir des prix avantageux notamment au niveau des activités : parapente, chiens de traineaux, accès au SPA…

Quelles sont les difficultés que vous pouvez rencontrer ?

J.T. : Avant l’événement, il est parfois compliqué de mobiliser tout le monde, de s’adapter aux emplois du temps de chacun, de gérer des plannings réguliers. Certains peuvent être aussi en désaccord sur certains points. Il faut trouver des compromis. Le jour-J, il faut que tout soit prêt avant l’arrivée des étudiants : nous avons une contrainte de temps.
Pendant les événements, nous devons gérer le stress, des problèmes avec la sécurité ou des étudiants. Tout peut arriver entre 18 heures et 6 heures !
Nous nous remettons aussi continuellement en cause : quand il n’y a pas beaucoup de monde lors d’un événement ou au contraire quand il y en a trop et que des problèmes se créent. Le lendemain, nous pouvons aussi recevoir des commentaires négatifs sur les évènements Facebook, et bien sûr nous ne sommes pas insensibles.

Dans ta vie personnelle, n’est-ce pas trop prenant ?

J.T. : Depuis que je suis président, je consacre plus de temps à l’association : en moyenne cinq à six heures par jour. Je vis BE IV…

Pour en savoir plus sur l’équipe BE IV, retrouvez les sur leur page Facebook et Twitter.

Elise Augustynen

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